NOTE D’INFORMATION : TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES CONCERNANT LES EMPLOYÉS
1. OBJET DE LA PRÉSENTE NOTE D’INFORMATION
La société ETABLISSEMENTS GEYER FRERES, dont le siège social se situe route de Sarre Union, à Munster 57670, France, immatriculée au RCS de Metz sous le n°360 800 742 (Ci-après « Société » ou « nous »).
Durant votre collaboration au sein de notre société (que vous soyez salarié(e), stagiaire, intérimaire, consultant indépendant etc…), nous recevons et traitons diverses données personnelles vous concernant. Cela fait de nous le responsable du traitement de ces données personnelles.
La Directrice des Ressources Humaines basée au 66 avenue du Maine, 75014 Paris, est la personne référente sur le sujet.
Pendant votre emploi, nous traitons des données personnelles vous concernant, mais nous pouvons également traiter des données personnelles sensibles, y compris, votre numéro de sécurité sociale (NIR) ou des données personnelles relatives à des condamnations pénales et à des infractions. Dans ce document (la « Note d’information »), vous pouvez en savoir plus sur les données que nous traitons à votre sujet, pendant votre emploi.
Il est important que vous lisiez la présente politique afin d’être informé(e) de la manière et des raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles. La présente Note d’information énonce également vos droits sur vos données personnelles et la manière d’exercer ces droits.
En cas de changement de vos données personnelles au cours de votre relation de travail avec nous, nous vous remercions de nous en informer afin que les données que nous détenons soient toujours exactes et actualisées
2. DONNÉES TRAITÉES ET BASES LÉGALES
2.1. DONNÉES COLLECTÉES LORS DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT
2.1.1. DONNÉES REÇUES SUR VOTRE EMPLOI
La finalité de la collecte de vos données personnelles au cours du processus de recrutement a pour finalité d’évaluer si vous êtes un candidat qualifié pour le poste visé. Nous stockons ces données personnelles pendant votre emploi afin de pouvoir documenter l’historique de vos relations de travail.
Au cours du processus de recrutement, nous avons collecté les données personnelles fournies par votre dossier de candidature, votre CV et tout autre document joint ainsi que toutes les données personnelles que vous nous avez fournies lors de l’entretien.
Nous collectons généralement les données personnelles suivantes : nom, adresse, date de naissance, sexe, numéro de téléphone, adresse e-mail, état civil, formation(s), parcours professionnel, permis de conduire, diplômes, recommandations/références.
Nous traitons ces données personnelles conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du règlement général sur la protection des données (RGPD), car ces données personnelles nous ont été soumises ou fournies par vous dans le cadre de votre emploi et les données personnelles servent à documenter l’historique de vos relations de travail.
2.1.2. DONNÉES ISSUES DES RÉSEAUX SOCIAUX
Si nous avons recherché vos données sur des réseaux sociaux types LinkedIn, Facebook, en rapport avec votre emploi, nous stockons vos données à cet égard. Nous ne le ferons que si vous occupez un poste axé sur les relations avec la clientèle et les fournisseurs de services des activités Marketing.
Nous collectons des données sur les futurs employés à partir des réseaux sociaux conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD sur l’intérêt légitime. Nous avons collecté ces données pour pouvoir évaluer si vous avez les capacités à occuper l’emploi proposé et/ou si vos aptitudes professionnelles correspondent à l’emploi visé, et nous stockons les données pour pouvoir documenter l’historique de vos expériences professionnelles.
2.1.3. DONNÉES ISSUES DE TESTS DE PERSONNALITÉ
Si vous avez effectué un test de personnalité dans le cadre de votre emploi, nous stockons les résultats de ce test. Nous utilisons des tests de personnalité pour évaluer si vos compétences et qualifications correspondent au profil de l’entreprise et au poste visé.
Nous collectons les données du test de personnalité conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD sur l’intérêt légitime. Nous avons utilisé le test pour pouvoir évaluer si vous avez les capacités à occuper l’emploi proposé et/ou si vos aptitudes professionnelles correspondent à l’emploi visé, et nous stockons les données pour pouvoir documenter l’historique de vos expériences professionnelles.
2.1.4. DONNÉES ISSUES DE TESTS DE COMPÉTENCES
Si vous avez passé un test de compétences dans le cadre de votre emploi, nous stockons les résultats de ce test. Nous utilisons des tests de compétence pour évaluer si vos compétences et qualifications correspondent au profil de l’entreprise et au poste visé.
Nous collectons les données du test de compétence conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD sur l’intérêt légitime. Nous avons utilisé le test pour pouvoir évaluer si vous avez les capacités à occuper l’emploi proposé et/ou si vos aptitudes professionnelles correspondent à l’emploi visé, et nous stockons les données pour pouvoir documenter l’historique de vos expériences professionnelles.
2.1.5. EXTRAIT DE CASIER JUDICIAIRE
Si vous avez fourni un extrait de votre casier judiciaire dans le cadre de votre emploi, nous ne conserverons pas de copie de l’extrait de casier judiciaire. Nous ne consulterons votre extrait de casier judiciaire que si cela est nécessaire compte tenu de la spécificité du poste visé. L’objectif est de s’assurer que vos antécédents judiciaires, si vous en avez, vous permettent d’assurer la gestion de certaines missions liées au poste visé (par ex. Trésorier, Comptable, Gestionnaire de paie…).
Nous traitons ces données sur la base de votre consentement conformément à l’article 8(3) de la loi sur la protection des données. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les coordonnées ci-dessus. Si vous retirez votre consentement, cela ne s’appliquera qu’à partir du moment de ce retrait. Par conséquent, cela n’affectera pas la licéité de notre traitement des données jusqu’au moment du retrait.
2.1.6. TITRE DE SÉJOUR ET AUTORISATION DE TRAVAIL
Votre emploi est subordonné à la possession d’une autorisation de travail et/ou d’un titre de séjour valide. Afin de confirmer cela, nous vous demandons de nous présenter l’original et de nous fournir une copie couleur de votre pièce d’identité (recto/verso) dans le cadre de votre embauche.
Si, en raison de votre nationalité, vous avez besoin d’une autorisation de travail et d’un titre séjour pour travailler légalement en France, nous vous demanderons également présenter l’original et de nous fournir une copie de votre autorisation de travail et de votre titre séjour. Nous le faisons à la fois lorsque vous serez embauché(e) et lorsque votre autorisation de travail/titre de séjour doit être prolongée.
Nous vous demanderons une copie de votre pièce d’identité et de toute autorisation de travail et titre de séjour conformément à l’article 6(1)(c) du RGPD car nous avons l’obligation, en vertu des articles L.5221-2 à L52214 et R.5221-1 à R.5221-3 du Code du travail, de nous assurer que ces documents sont valides.
2.1.7. DONNÉES DE RÉFÉRENCES
Si nous avons obtenu des références d’un ou plusieurs de vos anciens employeurs, nous avons collecté les données que nous avons reçues. Nous traitons ces données conformément à l’article 6(1)(a) du RGPD car nous avons obtenu votre consentement avant d’obtenir la référence.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les coordonnées ci-dessus. Si vous retirez votre consentement, cela ne s’appliquera qu’à partir du moment de ce retrait. Par conséquent, cela n’affectera pas la licéité de notre traitement des données jusqu’au moment du retrait.
2.2. DONNÉES COLLECTÉES LORS DE VOTRE EMPLOI
Pendant votre emploi, nous recevons diverses données vous concernant. Généralement, nous traitons ces données pour nous assurer que nous respectons nos obligations envers vous, en vertu du contrat de travail, de la convention collective Activités de production des eaux embouteillées, de boissons rafraîchissantes sans alcool et de bière (IDCC 1513) et du droit applicable que nous sommes tenus de respecter. Vous pouvez en savoir plus sur le but du traitement des différentes catégories de données ci-dessous.
Les données sont traitées dans notre système RH KELIO (BODET), SUCCESS FACTORS et UNIVERS PAIE.
2.2.1. DONNÉES DIVERSES
Dans le cadre de votre emploi et de la relation de travail en cours, nous traitons diverses données vous concernant afin de remplir nos obligations envers vous en vertu du contrat de travail. Nous traitons les données suivantes :
• Données d’identification personnelle, y compris le nom, la date de naissance, le titre du poste, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail et le numéro de compte bancaire
• Des données sur votre parcours scolaire, universitaire et professionnel, y compris les diplômes pertinents et les formations complémentaires
• Enregistrement des heures travaillées
• Appréciation de la performance si celle-ci est liée à l’accord de bonus dans le cadre du contrat de travail
• Enregistrement des absences pour maladie, des périodes de congé et des congés pris
Nous traitons ces données personnelles conformément à l’article 6(1)(b) du RGPD car nous avons besoin de traiter ces données personnelles dans le cadre de l’exécution de votre contrat.
Dans le cadre du paiement du salaire pendant la relation de travail en cours, nous traitons des données vous concernant, y compris votre numéro de sécurité sociale (NIR), lorsque nous communiquons des données à l’administration fiscale française (URSSAF). Nous traitons ces données conformément à l’article 6(1)(c) du RGPD car ce traitement est nécessaire pour respecter nos obligations au titre de la législation.
2.2.2. DONNÉES PERSONNELLES DE SANTÉ
Des données concernant votre santé au sens du RGPD peuvent être collectées, lorsque le traitement est nécessaire aux fins de l’exécution de nos obligations en matière de droit du travail, de la sécurité sociale ou de la protection sociale dans la mesure où ce traitement est autorisé par la loi applicable ou lorsque le traitement est nécessaire pour la médecine préventive, la médecine du travail à l’appréciation de l’aptitude de l’employé à son poste de travail. Dans de telles situations, nous pouvons collecter et traiter des données personnelles sur votre santé.
Nous traiterons ces informations médicales conformément à l’article 9 (2) (b) du RGPD.
2.2.3. DONNÉES PERSONNELLES CONCERNANT VOTRE FAMILLE
Dans le cadre de votre emploi, nous traiterons des données sur le nombre d’enfants à charge que vous avez et leur âge. Nous faisons cela pour déterminer si vous avez droit à des jours de garde d’enfants et si vous avez droit aux premiers jours de maladie des enfants.
Nous traitons ces données conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, car nous avons besoin de traiter ces données personnelles pour exécuter le contrat de travail avec vous.
2.2.4. DONNÉES CONCERNANT VOS CONTACTS D’URGENCE
Nous collectons les coordonnées des personnes que vous avez désignées comme contacts d’urgence.
Nous traitons ces données conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD car cette collecte de données personnelles de vos contacts d’urgence (numéro de téléphone) garantit que nous pouvons entrer en contact avec eux en cas d’accident, de maladie aiguë ou autres évènements ayant lieu sur votre lieu de travail.
2.2.5. PROCEDURES DISCIPLINAIRES
Si, pendant votre emploi, nous recevons des plaintes à votre sujet ou si vous recevez des réprimandes ou des avertissements oraux ou écrits de la part de l’entreprise, nous stockerons des données sur ces événements.
Nous traitons ces données conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD sur l’intérêt légitime, car ces données personnelles documentent l’historique de vos relations de travail et peuvent avoir un impact sur la situation juridique de l’entreprise par rapport à toute future réponse relative au droit du travail.
2.2.6. UTILISATION DES SYSTÈMES INFORMATIQUES
Dans le cadre du contrôle par la Société de l’utilisation des systèmes informatiques, y compris Internet et les e-mails, nous collectons des données vous concernant. Si votre fonction est couverte par ces règles, nous collectons des données sur votre utilisation des systèmes informatiques de l’entreprise, y compris Internet et les e-mails.’
La finalité de traitement de votre utilisation des systèmes informatiques de l’entreprise est d’assurer la sécurité informatique en relation avec les systèmes de l’entreprise comme décrit dans la politique de sécurité informatique. En cas de soupçons particuliers, nous pouvons également utiliser les données des systèmes informatiques à des fins de contrôle, et les données du système informatique peuvent ainsi être utilisées en cas de problème personnel vous concernant.
Vous pouvez en savoir plus sur les données que nous traitons à votre sujet dans la charte informatique, qui vous a été remise lors de votre arrivée au sein de notre société et/ou disponible sur notre intranet.
Nous traitons ces données conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD sur l’intérêt légitime, car le traitement de ces données personnelles est nécessaire aux fins de sécurité de nos systèmes informatiques et accès aux données sensibles de l’entreprise.
2.2.7. GÉOLOCALISATION
Dans le cadre de l’utilisation par l’entreprise du suivi GPS dans les véhicules des commerciaux, nous collectons des données vous concernant. Si votre fonction professionnelle est couverte par ces règles, nous collectons des données sur vos déplacements via le suivi GPS.
La finalité de traitement de vos mouvements via le suivi GPS est de veiller au respect des temps de route maximum durant les horaires de travail et de pouvoir localiser nos véhicules en cas de vol.
En cas de soupçons particuliers, nous pouvons également utiliser les données GPS à des fins de contrôle, et ces données peuvent ainsi être utilisées en cas de problème personnel vous concernant.
2.2.8. DÉPISTAGE D’ALCOOL ET DE DROGUE
Dans le cadre des tests effectués conformément à notre politique relative à l’alcool et aux drogues, nous collectons des données vous concernant. Si votre fonction est couverte par ces règles, nous traitons des données sur les résultats de ces tests.
La finalité des tests et du traitement des résultats des tests est d’assurer la sécurité routière et la sécurité sur le lieu de travail. En outre, les résultats des tests peuvent être utilisés en cas de problème personnel vous concernant.
Vous pouvez en savoir plus sur la politique de l’entreprise en matière d’alcool et de drogues dans le règlement intérieur, qui est disponible auprès de votre Directrice des Ressources Humaines et qui vous aura été transmis lors de votre arrivée dans l’entreprise ou sur l’intranet.
Nous traitons ces données conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD sur l’intérêt légitime, car le traitement de ces données personnelles est nécessaire aux fins de sécurité.
2.2.9. CONTRÔLE D’ACCÈS
Dans le cadre de votre emploi au sein de l’entreprise, un badge d’accès au lieu de travail vous sera remis. Le badge d’accès vous donne accès à l’usine pour les salariés sur le site de Munster, aux bureaux de Paris pour les postes basés sur ce site.
La finalité du contrôle d’accès du site de Munster est d’enregistrer les heures de travail, y compris les pauses, et de pouvoir vérifier en cas d’incendie, de vol, de vandalisme ou événement similaire, quel collaborateur était présent sur le lieu en question. En cas de soupçons spécifiques, nous pouvons également utiliser les données des journaux des badges d’accès à des fins de contrôle, et les données des journaux des badges d’accès peuvent ainsi être utilisées en cas de problème personnel vous concernant.
Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation du contrôle d’accès par l’entreprise dans le règlement intérieur qui est disponible auprès de votre Directrice Ressources Humaines ou sur l’intranet.
Nous traitons ces données conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD sur l’intérêt légitime, car le traitement de ces données personnelles est nécessaire aux fins de sécurité et d’établissement des horaires effectifs de travail pour les salariés concernés.
2.2.10. UTILISATION DE PHOTOS
Votre portrait sera utilisé sur notre intranet et sur votre badge d’entrée pour vous identifier.
Nous traitons votre portrait conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD sur l’intérêt légitime. L’utilisation de votre portrait sur l’intranet a pour but de garantir que vos collègues puissent vous identifier. L’utilisation de votre portrait sur votre badge d’entrée vise à assurer votre identification pour des raisons de sécurité dans l’entreprise.
En ce qui concerne les employés occupant certains postes, nous utilisons également leurs portraits sur notre site Web afin de nous assurer que nos clients et nos partenaires de collaboration puissent les identifier.
De plus, nous utilisons des photos de situation d’événements d’entreprise, sur lesquelles vous pouvez apparaître, par exemple sur l’intranet dans la période suivant un événement. Nous utilisons ces photos conformément à l’article 6(1)(f) du RGPD car les photos contribuent à documenter l’histoire de l’entreprise.
Certains employés apparaissent sur les photos utilisées dans notre matériel marketing, ou sur notre profil LinkedIn.
Pour l’ensemble de ces traitements, nous obtiendrons votre consentement car notre utilisation de ces photos est basée sur votre consentement conformément à l’article 6(1)(a) du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les coordonnées ci-dessus. Si vous retirez votre consentement, cela ne s’appliquera qu’à partir du moment de ce retrait. Par conséquent, cela n’affectera pas la licéité de notre traitement des données jusqu’au moment du retrait.
2.2.11. ADHÉSION A UN SYNDICAT
Afin de respecter nos obligations en vertu des articles L.2142-1-3 et L.2411-5 du Code du travail, il peut être nécessaire de traiter des données sur votre exercice d’un mandat électif ou représentatif syndical. Ce sera le cas concernant le paiement par l’entreprise de vos heures de délégation, en cas de licenciement après autorisation de l’inspection du travail, afin de vous payer vos heures de délégation en cas d’arrêt maladie et si votre médecin vous a préalablement autorisé à exercer votre activité de représentation.
Nous traitons les données relatives à votre affiliation syndicale conformément à l’article 9 (2) b du RGPD.
2.2.12. DANS LE CAS DE FIN CONTRAT
Si vous quittez votre poste chez GEYER nous traitons les raisons de la rupture de votre emploi.
Nous traitons ces données personnelles conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD sur l’intérêt légitime, car ces données personnelles documentent l’historique de vos relations de travail et peuvent avoir un impact sur la situation juridique de l’entreprise dans tout conflit de travail ultérieur.
3. FINALITÉS DU TRAITEMENT
Nous ne traitons vos données personnelles que dans la mesure où cela est nécessaire pour les finalités suivantes :
– Gestion administrative des employés et notamment :
o Gestion du dossier personnel et professionnel de votre dossier ;
o Elaboration du bilan social ;
o Tenue des listes des employés, tenue d’un répertoire réseau dédié à l’administration ;
o Gestion des annuaires internes et des organigrammes ;
o Gestion des titres-restaurant ;
o Gestion du temps de travail (en ce compris les présences/absences) ;
o Gestion des plaintes et mesures disciplinaires ;
o Suivi administratif en vue d’assurer le respect des obligations légales en matière d’accidents de travail et de médecine du travail ;
o Organisation d’évènements internes ;
o Archivage des dossiers du personnel.
– Gestion de la paie et notamment :
o Calcul et paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels, calcul des retenues déductibles ou indemnisables opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables ;
o Réalisation des opérations de déclarations aux administrations et aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance, le calcul des cotisations et versements donnant lieu à retenue à la source ;
o Gestion et remboursement des notes de frais ;
o Gestion des déclarations des personnes en situation de handicap ;
o Gestion de l’ensemble des éléments de la rémunération différée comme l’intéressement et la participation, les plans d’actions gratuites, les plans d’Epargne Entreprise ;
o Gestion des éléments de rémunérations variables (primes, commissions etc.).
– Gestion des carrières et notamment :
o Gestion de la performance et de l’évaluation des employés, suivi des entretiens annuels ;
o Mobilité interne au sein de notre Société ;
o Gestion de la formation et de la mobilité.
– Mise à disposition du matériel et d’outils informatiques et notamment :
o Gestion de la messagerie professionnelle ;
o Mise en œuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux (filtres anti-spam, blocage de certains sites internet) ;
o Gestion des accès, suspensions et retraits des comptes professionnels d’entreprise ;
o Gestion de la dotation en matériel informatique ;
o Surveillance et maintien des systèmes informatiques de notre Société (en ce compris les informations transmises par ces systèmes informatiques) ;
o Gestion des véhicules de Société ;
o Suivi et le recouvrement des amendes et infractions relatives à la circulation.
– Assurer la sécurité des biens et des personnes et notamment :
o Surveillance et maintien de la sécurité des bâtiments ;
o Contrôle d’accès aux bâtiments ;
o Maintien de la sécurité des employés sur les sites.
– Assurer le respect de nos obligations légales et/ou réglementaires, et notamment :
o Respect de nos obligations en vertu des dispositions de droit comptable, fiscal ou social, notamment : DPAE (déclaration préalable à l’embauche) et DSN (déclaration sociale nominative) auprès de l’URSSAF ;
o Etablissement de votre carte professionnelle ;
o Inscription aux régimes prévoyance et frais de santé ;
o Tenue des listes d’initiés requises pas la réglementation sur les abus de marché ;
o Gouvernance juridique des Sociétés et des mandataires ;
o Tenue du registre de la Société auprès du Registre du Commerce et des Sociétés ;
o Etablissement des mandats et des délégations de pouvoir et de signature ;
o Gestion des conflits d’intérêts.
– Autres finalités, notamment :
o Réalisation d’opérations de restructuration intra-groupe, de cession de tout ou partie des activités ou du fonds de commerce de l’entreprise, de cession de tout ou partie du capital, de fusion-acquisition ;
o Conduite d’audits internes ou externes.
4. STOCKAGE ET DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES
Nous conservons vos données personnelles pendant la durée du contrat de travail. Néanmoins, nous pouvons nous trouver dans l’obligation de conserver certaines données personnelles pendant une période plus longue, compte tenu de différents facteurs tels que :
o l’obligation légale, conformément à la législation applicable, de conserver des données pendant une durée déterminée ;
o le délai de prescription et de forclusion en vertu de la législation applicable ;
o des litiges (potentiels) ;
o des directives établies par les autorités compétentes en matière de protection des données.
Tant que nous traiterons vos données personnelles, nous veillerons à ce que celles-ci soient traitées conformément à la présente Note d’information. Nous supprimerons vos données de manière sécurisée une fois que nous n’en aurons plus besoin.
5. OBLIGATION DE COMMUNICATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
Si vous ne communiquez pas les données personnelles dont nous avons besoin lorsque nous les demandons, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter votre contrat de travail (par exemple vous payer ou vous fournir des avantages et indemnités), ou nous pourrions ne pas être en mesure de respecter nos obligations légales (par exemple garantir la santé et la sécurité de nos employés). Si vous avez des inquiétudes concernant le fait de devoir fournir vos données personnelles, vous pouvez contacter Directrice des Ressources Humaines à l’adresse mentionnée à l’article 9 ci-dessous.
6. AUTRES DESTINATAIRES QUI PEUVENT TRAITER VOS DONNÉES PERSONNELLES
Dans le cadre de votre relation de travail, nous divulguerons ou transférerons vos données personnelles aux destinataires suivants :
Les tiers destinataires notamment :
• La médecine du travail (ACMS – AST – AGESTRA ou tout organisme défini) en relation avec la santé au travail
• Les autorités publiques, y compris l’URSSAF, la sécurité sociale, en rapport avec le paiement du salaire, le remboursement des prestations de maladie, les cotisations salariales etc.
• Des représentants des forces de l’ordre, des autorités judiciaires ou administratives ou d’autres tiers habilités en réponse à une demande de renseignements provenant d’une autorité compétente, si nous estimons que la communication de ces informations est légale ou requise par une loi, un règlement applicable ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ;
• Nos conseillers juridiques et/ou avocats ;
• Les fonds de retraite ou fonds de pension et les agences ou caisses d’assurance sociale ;
• Dans le cas d’une opération de restructuration, de cession ou de fusion-acquisition (en ce compris de réorganisation), vers une partie tierce impliquée dans l’opération (par exemple, un acheteur) conformément aux lois et règlements applicables.
• Notre prestataire mutuelle et prévoyance (MIP) ;
• Notre prestataire paie (UNIVERS PAIE).
Les sous-traitants de la Société notamment :
• Les prestataires informatiques, à des fins d’hébergement des données (ex : RH KELIO, SUCESS FACTORS, UNIVERS PAIE), de maintenance des systèmes d’information et d’archivage ;
• Les prestataires en charge de la maintenance et de sécurité des immeubles ;
• Les commissaires aux comptes et contrôleurs de gestion.
7. TRANSFERTS EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPEEN (EEE)
Les destinataires des données sont intégralement situés au sein de l’Union européenne.
8. PRISE DE DÉCISIONS AUTOMATISÉES
9. VOS DROITS
Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez d’un certain nombre de droits.
Veuillez contacter, Directrice des Ressources, si vous souhaitez exercer l’un de vos droits.
– Droit d’accès aux données (droit d’accès), article 15 du RGPD
Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données personnelles (dans le cas où nous traitons celles-ci) et d’autres informations (similaires à celles fournies dans la présente Note d’information) sur la manière dont nous les utilisons.
De cette manière, vous êtes informé(e) et vous pouvez vérifier que nous utilisons vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
Nous pouvons refuser de vous fournir certaines données lorsque, pour ce faire, nous devons révéler des données personnelles concernant une autre personne ou que cela porte atteinte aux droits de cette autre personne.
– Droit de rectification, article 16 du RGPD
Vous pouvez nous demander de prendre des mesures raisonnables pour rectifier vos données personnelles si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.
– Droit à l’effacement, article 17 du RGPD
Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles. Toutefois le droit à l’effacement (ou le
« droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Nous sommes susceptibles de conserver vos données personnelles dans les limites autorisées par la loi et la réglementation applicables, notamment lorsque leur traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou pour la constatation, l‘exercice ou la défense d’un droit en justice.
– Droit à la limitation du traitement, article 18 du RGPD
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles. Si vous avez droit à la limitation du traitement, nous ne pourrons à l’avenir traiter vos données personnelles – à l’exception du stockage – qu’avec votre consentement ou à des fins d’établissement, d’exercice ou de défense d’un droit en justice ou de protection d’une personne ou d’intérêts publics importants.
– Droit d’opposition, article 21 du RGPD
Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière à tout moment dans la mesure où nous avons ou des tiers ont des motifs légitimes pour le traitement. Nous pourrons continuons à traiter vos données personnelles si nous sommes en mesure de démontrer qu’il existe « des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés » ou si ce traitement est nécessaire à la constatation, l‘exercice ou la défense d’un droit en justice.
– Droit à la portabilité, article 20 du RGPD
Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de recevoir les données personnelles vous concernant et que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
– Droit de donner des directives sur ses données, article 85 de la Loi Informatiques et Libertés
De donner des directives s’agissant de l’utilisation de vos données après votre mort.
10. DÉPÔT DE PLAINTE AUPRES DE L’AUTORITÉ DE CONTROLE FRANÇAISE
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07), vous trouverez plus d’informations sur www.cnil.fr.
11. NOUS CONTACTER
En cas de question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter, Directrice des Ressources..