PRIVACY STATEMENT FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER I SAMBAND MED DIN ANSTÄLLNING
1. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER I SAMBAND MED ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDE
Under din anställning hos oss tar vi emot och behandlar en mängd olika personuppgifter om dig. Detta gör oss till personuppgiftsansvariga för de personuppgifter vi behandlar om dig.
Kontaktinformation: Du kan kontakta HR i alla frågor som rör detta dokument.
Under din anställning behandlar vi allmänna personuppgifter om dig, men vi kan också behandla särskilda personuppgifter enligt informationen i detta uttalande. I detta dokument kan du läsa mer om vilka uppgifter vi behandlar om dig under din anställning.
Behandlingen av dina personuppgifter omfattas bland annat av EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) 2016/679 (Dataskyddsförordningen), lagen med kompletterande bestämmelser till GDPR (Dataskyddslagen), förordningen med kompletterande bestämmelser till GDPR (Förordningen med kompletterande bestämmelser till GDPR), lagen om anställningsskydd (LAS) och medbestämmandelagen (MBL). Förordningen med kompletterande bestämmelser till GDPR), Lagen om Anställningsskydd (LAS) och Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
2. MOTTAGNA UPPGIFTER OM SYSSELSÄTTNING
Syftet med att samla in personuppgifter om dig under rekryteringsprocessen var att bedöma om du var en kvalificerad kandidat för den tjänst som du anställdes till. Vi lagrar dessa personuppgifter under din anställning för att kunna dokumentera din anställningshistorik.
Under rekryteringsprocessen registrerar vi de personuppgifter som du lämnar i din ansökan, CV och eventuella andra bifogade dokument samt eventuella personuppgifter som du lämnar till oss under intervjun.
Vi registrerar vanligtvis följande personuppgifter: Namn, adress, födelsedatum, kön, telefonnummer, epostadress, personnummer, bank- och kontonummer, utbildning(ar), karriärhistorik.
Vi behandlar dessa personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 f i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) eftersom personuppgifterna har lämnats eller tillhandahållits oss av dig i samband med din anställning och eftersom personuppgifterna tjänar till att dokumentera din anställningsförhållandehistorik.
3. UPPGIFTER FRÅN REKRYTERINGSTESTER OCH/ELLER FÄRDIGHETSTESTER
Om du har genomfört ett rekryteringstest och/eller ett färdighetstest i samband med din anställning lagrar vi resultaten av dessa tester. Vi använder rekryteringstester- och/eller färdighetstester för att bedöma om dina kompetenser och kvalifikationer matchar företagets profil och den specifika tjänsten.
Vi registrerar uppgifter från rekryterings- och/eller färdighetstester i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR om intresseavvägning. Vi använde testerna för att kunna bedöma om din profil matchar företaget och den specifika tjänsten, och vi lagrar uppgifterna för att kunna dokumentera din anställningshistorik.
4. UPPEHÅLLS- OCH ARBETSTILLSTÅND
Din anställning är villkorad av att du har ett giltigt arbets- och uppehållstillstånd. För att bekräfta detta kan vi komma att begära att få en kopia av ditt pass i samband med din anställning.
Om du på grund av ditt medborgarskap behöver ett arbets- och uppehållstillstånd för att arbeta lagligt i Sverige, kommer vi också att få en kopia av ditt arbets- och uppehållstillstånd från dig. Detta gör vi både när du är anställd och när ditt arbets- och uppehållstillstånd behöver förlängas.
Vi inhämtar en kopia av ditt pass och eventuella arbets- och uppehållstillstånd i enlighet med artikel 6.1 c i GDPR eftersom vi har en skyldighet enligt 6 kap. 13 a § lagen om Utlänningsförordningen att säkerställa att detta är i sin ordning.
5. UPPGIFTER SOM VI FÅR UNDER DIN ANSTÄLLNING
Under din anställning får vi en mängd olika uppgifter om dig. I allmänhet behandlar vi dessa uppgifter för att säkerställa att vi uppfyller våra skyldigheter gentemot dig enligt anställningsavtalet, eventuella tillämpliga kollektivavtal och den lagstiftning som vi är skyldiga att följa. Du kan läsa mer om syftet med behandlingen av de enskilda kategorierna av uppgifter nedan.
Uppgifterna registreras enligt följande:
- I vårt HR-system SAP SuccessFactors
- I vårt lönesystem och våra system för tid- och kostnadsredovisning (Kontek HRM, Lön och Travel)
- Till våra övriga arkiv (lösenordsskyddade filer och manuella data i låsta arkivskåp)
5.1 Master data etc.
I samband med din anställning och det pågående anställningsförhållandet behandlar vi en mängd olika uppgifter om dig för att uppfylla våra skyldigheter gentemot dig enligt anställningsavtalet.
Vi behandlar följande uppgifter:
- Grundläggande personuppgifter (Master Data) Namn, födelsedatum, personbeteckning, adressuppgifter, skatteuppgifter, bankuppgifter, kön, nationalitet, telefonnummer, personnummer och andra personuppgifter som är nödvändiga för att säkerställa att löneutbetalningen är korrekt.
- Anställnings- och löneinformation: Start- och slutdatum för anställning, anställningsform, befattning, personalgrupp, organisationsinformation, komplexitetskategori, lön, förmåner, arbetstid
(arbetstidsbestämmelser, information om heltid/deltid), provanställningsperiod, uppsägningstid, arbetade timmar och övertid, samt annan information om anställningsförhållande och ersättning som krävs för att säkerställa korrekt löneutbetalning, samt information om eventuellt fackligt medlemskap, som krävs för att uppfylla lokala skyldigheter enligt arbetslagstiftningen.
- Information om frånvaro: Frånvarons varaktighet, ersättning/olön/partiell lön, orsak till frånvaro, annan information om frånvaro som är nödvändig för att säkerställa att löneutbetalningen är korrekt.
- Information om årlig semester: Rätten till årlig semester och dess användning, semesterperioder, sparad semester, semesterbonus och annan årlig semesterinformation som är nödvändig för att säkerställa att löneutbetalningen är korrekt.
- Information om avdrag: Uppgifter om skatteavdrag, bifogande av löneuppgifter (utmätning), andra eventuella avdrag.
- Information om arbetsgivarens konton och avgifter: Kontouppgifter, socialförsäkringsavgifter, pensionsavgifter, olycksfalls- och grupplivförsäkringsavgifter, semesterlöneskuld, andra eventuella konton.
- Uppgifter om personalutbildning och personalutveckling: Utbildningsnivå, bedömningsinformation, bedömning av arbetsprestationer, eventuell utbildningsinformation och examensbevis.
- Välbefinnande och säkerhet på arbetsplatsen: Datum och allvarlighetsgrad för arbetsolyckan.
Huvudsakligen samlas uppgifterna in från dig själv som anställd. Information om anställningsförhållandet och till exempel information om utvecklingssamtal kommer från arbetsgivaren.
I samband med att anställningsförhållandet ingås och fortsätter samlar vi in olika uppgifter om dig för att kunna hantera anställnings- och lönefrågor och relaterade arbetsgivarskyldigheter.
Vi behandlar dessa personuppgifter i enlighet med art. 6 Para. 1 lit. b GDPR eftersom vi behöver behandla dessa personuppgifter för att uppfylla villkoren i vårt anställningsavtal med dig. Uppgifterna behandlas också på grundval av nationell lagstiftning och i enlighet med art. 6 Para. 1 lit. c GDPR.
Vi behandlar också dina personuppgifter, som beskrivs ovan, för följande ändamål:
- För att skydda företagets tillgångar och i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR;
- För att säkerställa skyddet av säkerheten på arbetsplatsen och i enlighet med artikel 6.1 c, artikel 6.1 f och artikel 88 i GDPR samt kapitel 1 avsnitt 1 i arbetsmiljölagen.
- Försvarssyften i enlighet med artikel 6.1 f, artikel 9.2 f, artikel 10 i GDPR och avsnitt 5 i förordningen med kompletterande bestämmelser till GDPR.
5.2 Medarbetarundersökningar, riskbedömningar av arbetsplatsen, medarbetarundersökningar och medarbetarundersökningar etc.
I samband med din anställning och det pågående anställningsförhållandet samlar vi in och behandlar ett antal uppgifter om dig i syfte att utveckla vår arbetsplats och dig som medarbetare samt för att säkerställa trivsel och en god arbetsmiljö, bland annat i samband med att vi genomför utvecklingssamtal, riskbedömningar av arbetsplatsen, medarbetarundersökningar och utvärdering av prestationer.
Detta gäller för följande information:
- Information om välbefinnande, mental och fysisk arbetsmiljö, inklusive viss hälsoinformation
- Information om din utveckling, dina resultat och dina ansträngningar
- Information om fortbildning
Vi behandlar information om dig för att genomföra prestationsutvärderingar eller prestationsdialoger. Vi använder intresseavvägningsregeln i artikel 6.1 f och 9.2 b i dataskyddsförordningen och 3 kap. 2 § lagen med kompletterande bestämmelser till dataskyddsförordningen som rättslig grund för behandlingen av uppgifterna, eftersom informationen säkerställer att vi kontinuerligt kan utveckla medarbetare och säkerställa välbefinnande och en god arbetsmiljö.
Vi behandlar uppgifter för att genomföra riskbedömningar med stöd av artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen, eftersom vi är skyldiga att göra det för att fullgöra våra skyldigheter enligt arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1.
När vi genomför undersökningar om medarbetarnas tillfredsställelse inhämtar vi ditt samtycke till behandlingen av uppgifterna i enlighet med artikel 6.1 a i den allmänna dataskyddsförordningen och artikel 9.2 a i den allmänna dataskyddsförordningen.
6. PERSONUPPGIFTER OM HÄLSA
I samband med sjukfrånvaro under din anställning kan det vara nödvändigt att begära och behandla t.ex. läkarintyg och information om sjukfrånvaro och andra relaterade frågor. Vi behandlar dessa personuppgifter i enlighet med Art. 6 Para. 1 lit. b GDPR eftersom vi behöver behandla dessa personuppgifter för att uppfylla villkoren i vårt anställningsavtal med dig. Vi behandlar även dessa uppgifter i enlighet med nationell lagstiftning och art. 6 Para. 1 lit. c GDPR.
Vi kommer inte att be om hälsoinformation som anses vara en särskild kategori av information enligt GDPR Art 9 Para 1, t.ex. detaljer om diagnostik, behandling etc. Om du väljer att dela sådan information kommer den att delas av dig frivilligt och samlas in och behandlas baserat på ditt samtycke, i enlighet med GDPR Art 9 Para 2 lit. a
7. INFORMATION OM NÄRA SLÄKTINGAR OCH NÄRMASTE ANHÖRIGA (BARN OCH FAMILJEMEDLEMMAR)
I samband med din anställning kan vi komma att behandla uppgifter om hur många barn du har och hur gamla de är. Detta gör vi för att fastställa om du har rätt till eventuell arbetstidsförkortning, frånvaro för vård av sjukt barn och liknande.
Vi lagrar information om personer som du kan ha definierat som dina närmaste anhöriga om du så önskar.
Lagringen av uppgifter om nära anhöriga är därför frivillig och bygger på ditt samtycke. Denna information gör det möjligt för oss, tillsammans med myndigheterna, att kontakta dem om du råkar ut för en arbetsolycka, om du plötsligt blir sjuk eller om något liknande inträffar.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att använda de kontaktuppgifter som anges ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer återkallandet endast att gälla från och med tidpunkten för återkallandet. På så sätt påverkar återkallandet inte lagenligheten av databehandlingen under perioden före återkallandet.
Personuppgifter om dina familjemedlemmar, om du har lämnat dem till oss, kommer endast att behandlas för skatteavdrag, förmåner eller andra ersättningar som du begär. Personuppgifter om andra registrerade som du frivilligt har tillhandahållit kommer endast att behandlas för de specifika ändamål som du har angett eller för att skydda din person (t.ex. nödsituationer, i avsaknad av andra familjemedlemmar).
Vi behandlar sådana uppgifter i enlighet med artikel 6.1 b i GDPR eftersom vi behöver behandla dessa personuppgifter för att fullgöra anställningsavtalet med dig.
8. REPRIMANDER, VARNINGAR ETC.
Om vi under din anställning får några klagomål på dig eller om du får några muntliga eller skriftliga tillrättavisningar eller varningar från företaget, kommer vi att lagra uppgifter om sådana händelser.
Vi registrerar dessa uppgifter i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR på grundval av intresseavvägning eftersom sådana personuppgifter dokumenterar din anställningshistorik och kan ha en inverkan på företagets rättsliga ställning i förhållande till eventuella framtida arbetsrättsliga åtgärder.
9. UPPGIFTER OM KONTROLLÅTGÄRDER
Användning av IT-system
I samband med bolagets kontroll av användningen av IT-system, inklusive internet och e-post, registrerar vi uppgifter om dig. Om din arbetsfunktion omfattas av dessa regler registrerar vi uppgifter om din användning av företagets IT-system, inklusive internet och e-post för övervakning av dina aktiviteter som person som är behörig att behandla personuppgifter, vilket vi förbehåller oss att utföra i enlighet med “IT-säkerhetspolicyn”, tillgänglig på företagets intranät eller tillhandahålls i annan form. Under särskilda omständigheter kan vi logga
in på det e-postkonto som du har fått för affärsändamål (efternamn@companydomain eller namn@companydomain eller efternamn@companydomain), enligt vad som anges i IT-säkerhetspolicyn.
Syftet med att registrera din användning av företagets IT-system är att säkerställa IT-säkerheten enligt beskrivningen i IT-säkerhetspolicyn. Vid särskilda misstankar kan vi också använda uppgifter från IT-systemen för kontrolländamål, och uppgifter från IT-systemet kan således användas i händelse av ett personalärende där du är inblandad.
Du kan läsa mer om de uppgifter vi behandlar om dig i Royal Unibrews IT-säkerhetspolicy som finns tillgänglig i den gemensamma Solera HR-mappen i Teams.
Vi registrerar dessa uppgifter i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR om intresseavvägning, eftersom registrering av sådana personuppgifter är nödvändig för IT-säkerhetsändamål.
GPS-spårning
I samband med företagets användning av GPS-spårning i tjänstebilar registrerar vi uppgifter om dig. Om din arbetsfunktion omfattas av dessa regler registrerar vi uppgifter om dina förflyttningar via GPS-spårning.
Syftet med att registrera dina rörelser via GPS-tracking är för beskattningsändamål och för fleet management. Vid särskilda misstankar kan vi också använda GPS-uppgifter för kontrolländamål, och sådana uppgifter kan således användas i händelse av ett personalärende där du är inblandad.
Du kan få mer information om GPS-spårning genom att kontakta din närmaste chef.
Vi registrerar dessa uppgifter i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR om intresseavvägning, eftersom registrering av sådana personuppgifter är nödvändig för beskattning av bil- och bränsleförmån, och kontrollåtgärden har fastställts i enlighet med företagets carpolicy.
Alkohol- och drogtester
I samband med tester enligt vår alkohol- och drogpolicy kan vi komma att registrera uppgifter om dig. Om din arbetsfunktion omfattas av dessa regler registrerar vi uppgifter om resultaten av dessa tester.
Solera kräver att alla tjänstebilar har ett alkolås installerat som ett led i att säkerställa och förbättra kvaliteten på trafiksäkerheten men också för att visa att vi tar ansvar för arbetsmiljöarbetet och inte utsätter andra för fara genom att låta personal köra berusade. Alkolåset är kopplat till bilens startmotor och förhindrar att motorn startas innan ett godkänt utandningsprov har utförts.
Syftet med testning och registrering av testresultat är att säkerställa efterlevnad av företagets alkohol- och drogpolicy, inklusive att säkerställa trafiksäkerhet och säkerhet på arbetsplatsen.
Du kan läsa mer om företagets alkohol- och drogpolicy i, som finns tillgänglig i Soleras gemensamma HRmapp i Teams.
Vi registrerar dessa uppgifter i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR om intresseavvägning, eftersom registrering av sådana personuppgifter är nödvändig för företagets och dess anställdas säkerhet och kontrollåtgärder har fastställts i enlighet med företagets alkohol- och drogpolicy men även bilpolicy.
Kontroll av åtkomst
I samband med din anställning på företaget kommer du att få ett passerkort till arbetsplatsen. Passerkortet ger dig tillgång till lokalerna inklusive kontor och förråd samt skrivare på kontoret.
Syftet med företagets passerkontroll är att ha kännedom om vem som har haft tillträde till företagets lokaler i händelse av brand, stöld, skadegörelse eller liknande. Vid konkreta misstankar kan vi även komma att använda uppgifter från passerkortsloggar för kontrolländamål, och uppgifter från passerkortsloggar kan således komma att användas i händelse av ett personalärende där du är inblandad.
Vi registrerar dessa uppgifter i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR om intresseavvägning, eftersom registrering av sådana personuppgifter är nödvändig av säkerhetsskäl för företaget och dess anställda och kontrollåtgärden har fastställts i enlighet med företagets säkerhetspolicy.
10. ANVÄNDNING AV FOTON
Ditt foto kommer att användas på vårt intranät, ID-kort, Success Factors bemanningssystem och andra interna kanaler för din identifiering. Vi använder ditt foto i enlighet med Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR för legitima intressen. Vi använder din bild i våra interna kanaler så att dina kollegor kan identifiera dig. Vi använder ditt foto på ditt ID-kort för att identifiera dig av företagssäkerhetsskäl.
Dessutom använder vi ögonblicksbilder av företagsevenemang som du också kan delta i, t.ex. på intranätet efter evenemanget. Vi använder dessa bilder i enlighet med art. 6 Para. 1 lit. f GDPR för berättigade intressen, eftersom de bidrar till att dokumentera företagets historia.
Vissa av våra medarbetare kan välja att ställa upp på bilder i samband med t.ex. företagsrekrytering, sociala medier och marknadsföringsmaterial. I dessa situationer kommer vi alltid att be om ditt samtycke, eftersom användningen av sådana foton på webbplatsen baseras på ditt samtycke i enlighet med art. 6 Para. 1 lit. a GDPR. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att använda de kontaktuppgifter som nämns ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer återkallelsen endast att gälla från tidpunkten för återkallelsen. Återkallelsen påverkar därför inte lagligheten av databehandlingen under den föregående perioden.
11. MEDLEMSKAP I FACKFÖRENING
För att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet och lagen om anställningsskydd, av vilka bolaget omfattas, kan det vara nödvändigt att samla in registeruppgifter om ditt medlemskap i fackförening. Detta kommer endast att vara fallet om bolaget planerar att vidta åtgärder som omfattas av förhandlingsskyldighet enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet och/eller lagen om anställningsskydd.
Insamlingen av uppgifter om medlemskap i fackföreningar är frivillig och baseras på ditt samtycke och insamlade uppgifter kommer att raderas efter förhandlingar med fackföreningar. Vi behandlar uppgifterna om ditt medlemskap i facket i enlighet med kraven i lokal arbetslagstiftning.
12. VID AVGÅNG FRÅN TJÄNSTEN
Om du lämnar din anställning hos Solera Sweden AB kommer vi att registrera skälen till uppsägningen av din tjänst.
Vi registrerar sådana personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 f i GDPR på grundval av en intresseavvägning eftersom sådana personuppgifter dokumenterar din anställningshistorik och kan påverka företagets rättsliga ställning i eventuella efterföljande anställningstvister.
13. LAGRING OCH RADERING
Vi sparar alla uppgifter som vi har lagrat om dig när du ingår ett anställningsförhållande och under anställningsförhållandet endast så länge som det är nödvändigt och under alla omständigheter i högst tio år efter att ditt anställningsförhållande har upphört, om det inte är nödvändigt att spara uppgifterna under en längre period på grund av en anledning som härrör från lagstiftning (t.ex. försäkring mot olycksfall i arbetet). Vi har definierat olika lagringsperioder för olika typer av uppgifter i Royal Unibrews dataskyddspolicy. Vi bedömer regelbundet behovet av datalagring och tar bort onödiga uppgifter.
14. ANDRA MOTTAGARE SOM KAN KOMMA ATT BEHANDLA DINA PERSONUPPGIFTER
I samband med ditt anställningsförhållande kommer vi att lämna ut eller överföra dina personuppgifter till följande mottagare:
- Offentliga myndigheter, inklusive kommuner, till exempel Skatteverket och Försäkringskassan, i samband med utbetalning av lön, återbetalning av sjukpenning etc.
- Det organ som ansvarar för liv- och olycksfallsförsäkringar i samband med arbetsrelaterade skador
- ett pensionsbolag och en sjukförsäkringsgivare
- Företag som tillhandahåller rekryteringstjänster och personalförmåner
- Egencia, som är Solera Sveriges partner för att tillhandahålla administration av resor
- Autolease och EaseFleet, som är Solera Sveriges partner för billeasing och fleet management.
15. ÖVERFÖRING AV DINA PERSONUPPGIFTER
När det gäller överföring av dina personuppgifter till tredjeländer utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) eller internationella organisationer sker denna behandling i enlighet med reglerna eller enligt någon av de metoder som fastställts i enlighet med artiklarna 44 till 49 i den allmänna dataskyddsförordningen, inklusive standardavtalsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen eller andra skyddsåtgärder eller villkor som anses tillräckliga för den aktuella överföringen. Om du har frågor, vänligen kontakta oss på GDPR@royalunibrew.com.
16. DINA RÄTTIGHETER
Enligt GDPR och dataskyddslagstiftningen har du ett antal rättigheter.
Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss på GDPR@royalunibrew.com .
Rätt att få tillgång till uppgifter (rätt till tillgång), artikel 15
Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig samt en mängd annan information.
Rätt till rättelse, artikel 16
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade.
Rätt till radering, artikel 17
Under särskilda omständigheter har du rätt att få personuppgifter om dig raderade före vår vanliga tidsgräns för radering.
Rätt till begränsning av behandling, artikel 18
Under vissa omständigheter har du rätt till begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Om du har rätt till begränsning av behandlingen får vi i fortsättningen endast behandla dina personuppgifter – med undantag för lagring – med ditt samtycke, eller i syfte att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller skydda en person eller viktiga allmänna intressen.
Rätt att överföra uppgifter (dataportabilitet), artikel 20
Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få dessa uppgifter överförda från en personuppgiftsansvarig till en annan utan hinder.
Rätt att göra invändningar, artikel 21
Under vissa omständigheter har du rätt att invända mot vår lagliga behandling av dina personuppgifter.
Inlämnande av klagomål till den svenska datainspektionen (Integritetsskyddsmyndigheten)
Du kan lämna in ett klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till den svenska dataskyddsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten). Du hittar kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten på deras webbplats, wwwi.imy.se.
Version 1.1 – september 2022